你有没有过这样的经历？打开一个软件，想找“打印”功能，结果在屏幕上到处点，要么点了半天进错地方，要么干脆放弃直接重来。其实啊，这多半是因为没分清菜单选项和工具栏的区别。别小看这俩，搞明白了，不仅能少走弯路，还能省下不少时间和精力。
菜单选项藏得深，功能全
菜单选项一般在窗口最上方，像“文件”“编辑”“视图”这种一排横着的标签。点开之后会拉出一个长长的列表，里面密密麻麻全是功能。比如你在用Word写材料，想把文档转成PDF，就得点“文件”→“另存为”→选择格式。路径有点绕，但好处是功能齐全，几乎所有操作都能在这里找到。
它就像家里的储物柜，东西都收在里面，不显眼但啥都有。适合那种不常用、但关键时刻必须用上的操作。
工具栏就在眼前，用起来快
工具栏通常在菜单下面，是一排带图标的按钮，比如那个小小的“软盘”图标代表保存，“打印机”图标代表打印。这些图标一眼就能认出来，点一下立马执行，不用层层展开。
它像是厨房台面上常用的调料罐，盐、糖、酱油都摆在手边，做饭时顺手一拿就行。如果你经常复制粘贴、加粗文字、调整字号，工具栏就是你的效率神器。
举个真实场景
老张在公司做报表，每周都要导出一次数据。一开始他每次都从“文件”菜单里找“导出”，点三四下才完成。后来同事提醒他，工具栏上有个“导出为Excel”的按钮，一键搞定。就这么一个小改变，每周省下两三分钟，一年下来可就一个多小时了。
很多软件还支持自定义工具栏，把你常用的功能拖上去。比如在WPS里，可以把“生成目录”“翻译选中内容”这些高频操作加到工具栏，以后就不用再钻菜单里找了。
怎么判断该用哪个？
简单说：常用功能看工具栏，冷门操作翻菜单。如果某个操作你一个月用不到一次，大概率在菜单里；要是每天都要点几次，最好把它加到工具栏。
有些软件比如Photoshop，工具栏甚至能自己换一组图标，根据你当前在修图还是调色自动切换。这种设计就是为了让你少翻菜单，提高效率。
省下的不只是时间
效率高了，加班就少了。少加班意味着电费省了，饭钱省了，精神损耗也少了。而且操作熟练之后，电脑用起来更顺手，心情也舒畅。这些看似不起眼的小细节，长期积累下来，生活质量真能往上提一截。
下次打开软件时，花十秒钟观察一下：哪些功能在工具栏？哪些藏在菜单里？试着把常用的挪出来。这个小习惯，可能比你买一堆效率软件都管用。